درست است که دلمان لک زده برای دورهمی‌های حضوری و شلوغ قبل از دوران کرونا؛ اما اگر منصف باشیم، رویداد آنلاین هم مزایای خاص خودش را دارد! مثلاً همه، از اقصا نقاط ایران و جهان می‌توانیم دور هم جمع شویم و فاصله را بی‌معنی کنیم. یا اینکه در هزینه و زمان‌مان صرفه‌جویی کنیم و چیزهای جدیدی یاد بگیریم.

الان حتی رویدادهای آنلاین برای خیلی‌ها به منبع درآمد و برای خیلی‌های دیگر، به منبع یادگیری تبدیل شده است. اما خب هر رویدادی هم ارزش شرکت کردن ندارد!

ما در مقاله امروز می‌خواهیم چک لیست برگزاری رویداد آنلاین را با شما به اشتراک بگذاریم. با استفاده از این چک‌لیست، می‌توانید کنفرانس، کلاس، رویداد یا دورهمی آنلاین خوب و ارزشمندی را برگزار کنید. از همان‌هایی که مردم یادشان می‌ماند و درباره‌اش صحبت می‌کنند!

پس اگر قصد برگزاری ایونت آنلاین را دارید، با ما همراه باشید.

برای برگزاری رویداد آنلاین چه مراحلی را انجام دهیم؟

در این بخش 9 قدم اصلی برای برگزاری وبینار، کلاس مجازی یا هر رویداد آنلاین دیگری را با هم مرور می‌کنیم.

این 9 گام ساده، اصلی‌ترین اقداماتی هستند که باید برای اجرای یک رویداد مجازی بی‌نقص در دست اجرا قرار گیرند.

1. شناسایی مخاطبان

شما قرار است که با مخاطبان‌تان صحبت کنید و ارزش افزوده‌ای را برای‌شان ایجاد کنید؛ پس بهتر است قبل از هر حرکتی تحقیق کنید و ببینید که آن‌ها که هستند!

با شناخت مخاطب‌هایتان می‌توانید رویدادتان را از کانال‌های درست تبلیغ کنید و محتوای مرتبط و مناسبی ارائه بدهید.

2. سازماندهی تیم و تخصیص بودجه

رویدادها و دورهمی‌های آنلاین، بخش‌های مختلفی دارند و لازم است که هر کس گوشه‌ای از کارها را بر عهده بگیرد تا همه‌چیز خوب پیش برود.

پس برای پیشبرد درست کارها یک جلسه برگزار کنید و در آن، وظیفه هر فرد یا هر تیم را مشخص کنید. همچنین، در این جلسه درباره بودجه صحبت و پیش‌بینی کنید که به چقدر هزینه نیاز دارید.

در تخصیص بودجه، هزینه پلتفرم، زیرساخت‌ها، پشتیبانی، بازاریابی و تبلیغات را حتماً لحاظ کنید.

3. انتخاب پلتفرم مناسب

پلتفرم‌های مختلفی برای برگزاری ایونت آنلاین وجود دارد؛ برای همین هم ممکن است کمی در انتخاب‌شان سردرگم شوید.

برای انتخاب راحت‌تر، اول تعداد شرکت‌کنندگان را تعیین کنید. اگر تعداد شرکت‌کنندگان کمتر از 10 نفر است، می‌توانید در Google Meet آن را اجرا کنید.

اگر تعداد بیشتر است و به امکانات کلاسی، مانند نظرسنجی، نوت‌برداری، تخته، چت عمومی و خصوصی و … نیاز دارید، می‌توانید از نرم‌افزار همه‌فن‌حریف بیگ بلو باتن کمک بگیرید.

BigBlueButton یکی از نرم‌افزارهای تحت مالکیت شرکت مایکروسافت است. اما بهتر است که ورژن بهینه و میزبانی‌شدۀ آن را از شرکت ایران‌سرور تهیه کنید.

در این صورت اگر مشکلی هم پیش بیاید، تیم پشتیبانی ایران‌سرور، آمادۀ کمک به شماست. در ضمن، برای برگزاری رویدادهای آنلاین (بیش از 100 نفر) هم می‌توانید روی بیگ بلو باتن حساب کنید؛ فقط باید قبل از رویداد، زیرساخت و سایر مسائل را با ایران‌سرور چک کنید.

یک نکتۀ مهم: اگر طی برگزاری رویداد، ورودی سایت‌تان چندین برابر می‌شود، حتماً آن را از قبل پیش‌بینی کنید و منابع هاست یا سرور را ارتقاء دهید. اینطوری سایت‌تان از دسترس خارج نمی‌شود. یکی از بهترین گزینه‌ها برای ارتقاء آنی منابع، استفاده از VPS یا سرور مجازی است. اگر نیاز به اطلاعات بیشتر داشتید، مقاله سرور مجازی یا VPS چیست را بخوانید.

4. تولید محتوای ارزشمند

متاسفانه مشکل اصلی بیشتر وبینارهای ایرانی، اطلاعات قدیمی یا کپی‌شده از سایت‌های معروف است. برای اینکه محتوای شما ارزشمند باشد، باید چیز جدیدی به کاربران اضافه کنید. پس این نکته را در نظر بگیرید و از تجربه‌های خودتان هم بگویید.

گفتن از تجربیات تیمی و شخصی برای شنوندگان جذاب و ارزشمند است.

نکته دیگر دربارۀ محتوا، نحوۀ ارائه آن است. برای ارائه محتوا، حتماً از قبل اسلاید یا فایل آماده کنید؛ تم مشخصی داشته باشید و سعی کنید از المان‌های بصری برای جذابیت هرچه بیشتر کمک بگیرید.

5. بازاریابی و تبلیغ رویداد

ایمیل، شبکه‌های اجتماعی خودتان و افراد پرمخاطب، تبلیغات گوگل (Google Ads)، تبلیغات بنری، تبلیغات محلی و …، از جمله شیوه‌هایی هستند که می‌توانید با آن‌ها وبینار یا رویداد آنلاین خود را پروموت کنید.

در صورت نیاز و مهم بودن رویداد، می‌توانید یک صفحه فرود (Landing Page) برای ثبت نام مخاطبان طراحی کنید.

توجه: برای دورهمی‌های پرمخاطب، می‌توانید از اسپانسر هم استفاده کنید. به این صورت که شرکت‌های مختلف می‌توانند با پرداخت هزینه، تبلیغشان را در معرض دید شرکت‌کنندگان رویداد قرار دهند.

6. ثبت نام کاربران

دریافت اطلاعات کاربران برای شما مهم است؛ چون هم برای اطلاع‌رسانی به دردتان می‌خورد و هم برای برنامه‌ریزی رویدادهای بعدی. پس حتماً فیلدهایی را برای دریافت ایمیل، شماره تلفن، نام و … ایجاد کنید.

برای ثبت نام کاربران می‌توانید از لندینگ پیج اختصاصی یا پلتفرم‌هایی مانند ایسمینار و ایوند استفاده کنید.

7. تست کردن

قبل شروع رویداد، باید از درستی همه‌چیز مطمئن شد. پس فایل‌ها را آپلود و پخش‌شان را چک کنید. مطمئن شوید که زیرساخت پاسخگوی تعداد کاربران است.

اگر کاربران زیادی قرار است وارد رویداد شوند، بهتر است قبل از اجرای اصلی، یک اجرای تستی با اعضای تیم یا حتی طی یک رویداد رایگان دیگر داشته باشید.

میکروفون، تنظیمات پلتفرم، زمان‌بندی، پشتیبانی، پاسخگویی به سوالات کاربران، دوربین، ضبط رویداد، سرعت اینترنت و … از دیگر مواردی هستند که باید حواس‌تان به آن‌ها باشد.

8. رصد کردن شبکه‌های اجتماعی

همزمان با برگزاری رویداد یا حتی بعد از آن، می‌توانید با استفاده از نیوزباکس، رصد کنید و ببینید که مخاطبان، در اینستاگرام، توئیتر و لینکدین، دربارۀ شما چه گفته‌اند.

حتی اگر رویداد آنلاین شما پرمخاطب است، می‌توانید بخشی از زمان آن را به پاسخ دادن سوالات کاربران شبکه‌های اجتماعی اختصاص دهید.

در مقاله رصد شبکه های اجتماعی چیست و چرا مهم است به صورت کامل فرایند رصد کردن را توضیح داده‌ایم.

روی تصویر کلیک کنید و آن مقاله را بخوانید.

9. گرفتن بازخورد

بعد از اتمام رویداد شرکت‌کنندگان را به حال خود رها نکنید و برای آن‌ها یک ایمیل یا پیامک تشکر ارسال کنید. همچنین، می‌توانید با ارسال یک لینک، یا سوال چند گزینه‌ای، نظر آن‌ها را دربارۀ کیفیت ارائه، محتوای رویداد و … بپرسید.

جمع‌بندی

از رویدادهای آنلاین برای برندینگ، کسب درآمد، افزایش فروش، معرفی محصول، جذب نیرو و … استفاده می‌شود. شما هم با توجه به هدفی که دارید، این 9 مرحله را پیاده‌سازی کنید تا یک رویداد عالی و بدون نقص را برگزار کنید.

اگر سوالی درباره پلتفرم‌های مختلف، درآمد حاصل از برگزاری وبینار، زیرساخت‌های مورد نیاز و … دارید، حتماً در بخش نظرات مطرح کنید؛ ما تا جایی که بتوانیم شما را راهنمایی خواهیم کرد.