اشتباهات روابط عمومی، تکراری اما حل شدنی!

شاید باورش برایتان مشکل باشد. اما آمارها نشان می‌دهد تنها درصد بسیار کمی از سازمان‌ها و استارت آپ‌ها، به دلایل منحصر به فرد شکست می‌خورند. این نتیجه‌ی غم انگیز یعنی دایره‌ی بزرگی از کسب و کارها، اشتباهات یکسان داشته‌اند و می‌توانستند با دقت در اشتباهات کسب و کارهای مشابه، زمینه‌ی موفقیت را برای خود فراهم کنند. روابط‌عمومی یکی از نبض‌های حیاتی هر سازمانی است. مسئول این جایگاه به دلیل تنوع وظایف، امکان انجام اشتباهات بسیاری را دارد. اما خبر خوب این است که اغلب اشتباهات روابط‌عمومی تکراری هستند. اگر در حال ایجاد یک استارتاپ هستید بهتر است در همین ابتدا از اشتباهات دیگران درس بگیرید و اگر مسئولیت روابط‌عمومی یک سازمان نسبتا قدیمی را به عهده دارید، برگردید و به پشت سر نگاهی بیندازید تا ببینید که راه پیشین شما در مسیر رشد سازمان بوده و یا تنها وظایف و برنامه‌های روتین و راکد را پوشش می‌دهد.

اشتباهات روابط‌ عمومی، باتلاق سقوط سازمان

در روابط‌عمومی هم مانند هر شغل دیگری امکان اشتباه وجود دارد. نکته‌ی مهم یادگیری از این اشتباهات و تکرار نکردن آنهاست. بعضی از اشتباهات کوچک را می‌توان از طریق آگاهی از بهترین شیوه‌های روابط‌عمومی به سادگی از بین برد. لیست زیر در حقیقت نبایدهای روابط عمومی است. اگر می‌خواهید در این حوزه قدرتمند باشید، ببینید که آیا استراتژی شما رویکردهای مناسبی را در بر می‌گیرد؟

به طور کلی یک روابط عمومی ضعیف آن است که…

مدیریت زمان ندارد

به نظر می‌رسد که مدیریت زمان در روابط‌عمومی ، فرآیندی است که هرکس در هر کسب و کار و با هر جایگاه و مقام به آن احتیاج دارد. روابط‌عمومی اما کمی متفاوت‌تر از سایر شغل‌هاست. چند وظیفه‌ای بودن و نداشتن شرح وظایف ثابت، باعث شده تا این جایگاه به یک برنامه ریزی زمانی دقیق نیاز داشته باشد. نداشتن برنامه‌ریزی هرروزه، نتیجه‌ای جز آشفتگی فرد و در سطح بالاتر آشفتگی سازمان در برندارد.عدم ایجاد لیست کارها و نداشتن اولویت بندی، از بزرگترین اشتباهات روابط‌عمومی ‌هاست!

اهداف مبهم و کلی دارد

به خاطر داشته باشید که اهداف بخشی از فرآیند PR نیستند، هسته‌ی اصلی ما هستند. حتی اگر به صورت آگاهانه برای تعیین هدف برنامه ریزی نکرده باشید، در حال رفتن به مقصد اهداف سازمان هستید. اما این حرکت کلی و مبهم نتیجه‌ای در بر نخواهد داشت! بنابراین کاغذ و قلم بردارید و به صریح‌ترین و روشن‌ترین زبان ممکن هدف‌ها را بنویسید.

نحوه‌ی هدف گذاری

در نوشتن اهداف دست و دلباز باشید. تعیین اهداف کلی و بزرگ اگرچه لازمه‌ی برنامه‌ریزی هستند، اما بدون تعریف هدف‌های کوچکتر نمی‌توانید سرعت گام‌های خود را منظم کنید. بهتر است از سه دسته‌ی اهداف کوتاه مدت، اهداف میان مدت و اهداف بلند مدت استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که اهداف شما مشخص، قابل سنجش، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و هوشمندانه است. برای آنکه در تله‌ی اشتباهات روابط‌عمومی نیفتید، زمانی را برای ارزیابی اهداف در حال اجرا مشخص کنید؛ اگر نتیجه مطابق با پیش‌بینی‌های شما نبود، استراتژی دیگری را از روی میز بردارید! ( زمان تعیین شده برای اهداف مختلف متفاوت است اما روابط‌عمومی‌ها به طور معمول برنامه‌ی ارزیابی 3 ماهه را ترجیح می‌دهند).

پیگیری قوی ندارد

اگرچه ایجاد شاخه‌های پر بار  ارتباطی در سازمان یکی از اصلی‌ترین دلایل موفقیت هر کسب و کار است، اما تنها ایجاد ارتباط اهمیت ندارد. در حقیقت ماندگاری ارتباطات است که باعث می‌شود روابط عمومی به جایگاهی پویا و کارآمد تبدیل شود. اما ارتباطات تازه چگونه ماندگار می‌شوند؟ پاسخ این سوال می‌تواند سکوی پرتاب موفقیت و یا زمینه‌ی سقوط روابط‌عمومی یک سازمان را فراهم کند: پیگیری مداوم ارتباطات!

پیگیری به موقع باعث می‌شود که افراد مرتبط با سازمان همیشه زمینه‌ای از ما داشته باشند. در غیر این صورت گرفتار این مرحله از اشتباهات روابط‌عمومی خواهند شد.

با جستجوی اطلاعات به روز بیگانه است

دنیای این روزها دنیا سرچ و موتورهای جستجو و به روزرسانی اطلاعات است. ممکن نیست که یک عبارت را هر روز در موتورهای جستجو وارد کنید و نتیجه‌ای مشابه روز گذشته به شما نمایش داده شود. این به معنی آن است که هر روز بخش وسیعی از اطلاعات و کلمات تازه روانه‌ی این کهکشان دیجیتال می‌شود. اگر مسئول روابط عمومی هستید تلاش کنید تا سفر دورتادور این کهکشان عقب نمانید و به یک روابط‌عمومی دیجیتال تبدیل شوید! گشتن در سایت‌های معتبر، رصد اخبار و رصد شبکه‌های اجتماعی ابزار مدرن و هیجان انگیز شما است. یکی از اشتباهات روابط‌عمومی این است که گویی با اطلاعات از پیش تعیین شده پیوند خونی دارند! اما بهتر است بدانید بدون به روز رسانی و پایش اخبار و اطلاعات مورد نیاز، بر سر دوراهی حذف و رکود قرار می‌گیرید.

به شبکه‌‌های اجتماعی نه می‌گوید

رسانه‌های اجتماعی قوی‌ترین ابزار PR هستند. جایی که هزاران نفر ممکن است اطلاعات شما را ببینند و به دنیای کسب و کارتان وارد شوند. بدون استفاده از این ابزار قدرتمند احتمال موفقیت روابط‌عمومی در دنیای امروز تقریبا صفر است. این عامل باعث شده تا مفهوم جدیدی به نام روابط‌عمومی دیجیتال شکل بگیرد. مفهومی که بدون رصد اطلاعات نمی‌توان از آن به درستی استفاده کرد. استفاده از شبکه‌های اجتماعی و دنیای دیجیتال اصولی دارد که برای دریافت نتیجه مورد نظر، باید به آن‌ها توجه کنید.

• 
  

  محتوا پادشاه است، حتی در روابط عمومی!

  
  

مسئول روابط‌عمومی باید ابزارهای رسانه‌های اجتماعی و کانال‌های ارتباطی را به درستی بشناسد، تفاوت بین این رسانه ها را درک کرده و بداند که چگونه بهترین استفاده را از هر یک از آن‌ها داشته باشد. به عنوان یک مسئول روابط‌عمومی باید بدانید که مخاطبان شما چه کسانی هستند؟ چرا مخاطب شما هستند ؟ چه محتوایی آن‌ها را به شما نزدیک‌تر می‌کند؟ تدوین این اطلاعات با پایش شبکه‌های اجتماعی امکان پذیر خواهد شد.

به همین دلیل عدم شناخت کافی محتوا و ابزارهای آن یکی از بزرگترین اشتباهات روابط‌عمومی است. اگر آگاه باشید که با کمک محتوا می‌توانید روزانه ده‌ها نتیجه‌ی مطلوب به دست آورید، هرگز آن را رها نخواهید کرد!

• 
  

  بلاگری از جنس کاتالیزور!

  
  

بلاگرها افراد تاثیرگذاری هستند که می‌توانند کاملا با روابط‌عمومی هماهنگ شوند. هدف این هماهنگی، ایجاد ارتباطات بیشتر با کمک شهرت بلاگرها است. چشم پوشی از قدرت بلاگرها از رایج‌ترین اشتباهات روابط‌عمومی است. به علاوه این بلاگرها می‌توانند شما را از رقیبانتان به سرعت به پیش بیندازند.

• 
  

  رصد رسانه‌ای در شبکه‌های اجتماعی

  
  

از مهم‌ترین وظایف روابط‌عمومی، دریافت بازخوردها و پاسخ به آن‌ها است. بخشی از این وظیفه امروزه به دریافت بازخودهای مخاطبان از شبکه‌های اجتماعی تعلق دارد. بدون دریافت نظرات و انتقدات نمی‌توان از روابط‌عمومی یک سازمان انتظار پیشرفت و محبوبیت داشت. دریافت به موقع نظرات و جلوگیری از عملکردهای احساسی راز موفقیت در این بخش است.

بی انگیزه و غیر حرفه‌ای  است

وقتی نام روابط‌عمومی به گوشمان می‌خورد اغلب واحدی پویا، فعال و با انرژی مثبت را تصور می‌کنیم. واقعیت هم دور از این نیست. در حقیقت اگر می‌خواهید به عنوان یک واحد روابط عمومی موفق شناخته شوید، باید بیشتر از دیگر اعضای سازمان با دیگران در ارتباط باشید، راه‌هایی برای بهره‌وری کارکنان پیدا کنید و فراموش نکنید که می‌توانید شروع همه‌ی فعالیت‌های مثبت مجموعه باشید. فراموش نکنید که روحیه‌ی پویا مسری است! پس درانتقال آن به اعضای دیگر دریغ نکنید.

اما روحیه پویا به تنهایی برای ایجاد یک واحد فعال کافی نیست. اخلاق حرفه‌ای برای ایجاد اعتماد بین واحد خود و دیگر اعضا ضروری است. خودمحوری، بدقولی، مخفی کردن اخبار منفی و عدم عذرخواهی به خاطر اشتباهات از بدترین اشتباهات روابط‌عمومی هستند.

روابط‌عمومی یکی از اصلی‌ترین چرخ‌دنده‌های سازمان شماست. بنابراین حتی اگر زمان و هزینه‌ی بسیاری را صرف ابزارهای پیشرفت سازمان خود کنید، بدون پوشش روابط عمومی نتیجه و بازگشتی نخواهد داشت. به علاوه باید در نظر داشته باشید که یک سازمان بدون PR ، بهتر از یک سازمان با PR ضعیف است. این اطلاعات ساده می‌تواند شما را تا حد زیادی از انجام اشتباهات روابط‌عمومی ایمن کند.